メール自動振り分け

メール自動振り分け

「メール自動振り分け」とは、あらかじめメールの振り分けルールを設定しておくことで、受信したメールを自動的に指定したフォルダに振り分けさせる方法です。

お小遣いサイトにたくさん登録したり、いろいろな用途ごとにメールアドレスを作ったりしていると、このメール自動振り分けを設定しておかないと、毎日数十通～数百通届くメールを１つ１つ分類することになります。

この「メール自動振り分け」を設定しておくことにより、メールを分類する大変な労力と時間の無駄をかなり省くことが出来るので、コンテンツ作成などのもっと大事な作業に時間を費やすことができるようになります。

普通のメールソフトであればたいてい「メール自動振り分け」が可能だと思いますが、ここでは一番一般的なメールソフト、アウトルックエクスプレスでの「メール自動振り分け」について説明していきたいと思います。

簡単に設定できるので、まだ「メール自動振り分け」設定をしていない方は是非やってみてくださいね。

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　メール自動振り分け設定

フォルダの作成

まずは、メールを振り分けをする為のフォルダを作成します。
【受信トレイ】を右クリック→【フォルダの作成】をクリックして作成したいフォルダの名前を入力します。

下図は例ですが、お小遣い、プライベート、仕事と３つのメールアドレスを使い分けていると仮定しています。
そして、お小遣いフォルダの中には、種類別にアフィリエイト、アンケート、メール受信、懸賞というフォルダをさらに作っています。
ご自分の用途に合わせて自由に作ってみてください。

自動振り分け設定

フォルダが作成できたら、次は自動振り分け設定を行います。
まず、【ツール】→【メッセージルール】→【メール】をクリックします。

【新規のメール　ルール】
が表示されたら、１つづつルールを設定していきます。

①ルールの条件を設定
よく使うのは、
□件名に指定した言葉が含まれる場合
□メッセージ本文に指定した言葉が含まれる場合
□メッセージが指定したアカウントに送信された場合
などです。

どれかにチェックをつけると、上の図の「③ルールの説明」の欄に文章が表示され、設定が必要なところが青文字で表示されるので、そこをクリックして、さらに詳細な条件を設定してあげます。

②ルールのアクションを選択
よく使うのは、
□指定したフォルダに移動する
□削除する
などです。

これも、どれかにチェックをすると、「③ルールの説明」の欄に文章が表示され、さらに設定が必要な場合は青文字でその部分が表示されるので、そこをクリックして条件設定をしてあげます。

設定をしてあげると、

このような感じでルールが表示されます。

④ルール名を設定する
このルールがひと目でわかるような名前を設定してあげましょう。
ここでは、「フルーツメール」というルール名にしています。

これで問題なければ、【ＯＫ】ボタンを押せば下図のように、ルールが１つ設定完了です。

同じようにして、好きなだけ新規にルールを作ることができます。
ルールを設定すればするほど、どんどん便利になっていきますので、自由にやってみてください。

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